私たちが提供するアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入頂いた企業様の多くが、Co-Assign導入前はエクセルやスプレッドシートでアサイン管理をしていました。今回はCo-Assign導入企業様の声から「アサイン管理はエクセルではダメなのか？」、「エクセルでのアサイン管理には限界がある理由」を考えてみようと思います。また、アサイン管理を最適化するエクセル管理表の作り方やエクセルテンプレートの公開。アサイン管理ツールの機能についても解説します。
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更新日:2024.12.04
公開日:2024.05.31
私たちが提供するアサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入頂いた企業様の多くが、Co-Assign導入前はエクセルやスプレッドシートでアサイン管理をしていました。今回はCo-Assign導入企業様の声から「アサイン管理はエクセルではダメなのか？」、「エクセルでのアサイン管理には限界がある理由」を考えてみようと思います。また、アサイン管理を最適化するエクセル管理表の作り方やエクセルテンプレートの公開。アサイン管理ツールの機能についても解説します。
このような人におすすめ！
まず最初にアサイン業務における「リソース管理」について整理しておきます。
リソース管理とは、私たちがビジネスやプロジェクトを進めるうえで、必要な各種リソースを効率的、効果的に利用できるように管理することをいいます。ビジネスにおけるリソースには、いわゆる「ヒト」、「モノ」、「カネ」以外に、時間やノウハウなどがあります。
リソース管理については「リソース管理に重要な3つのこと（Excelテンプレートあり）」の記事でも解説しています。
アサイン管理ツールCo-Assignはリソ－スのヒトについて管理するツールです。
エクセルやスプレッドシートがアサイン管理に使われる理由を整理すると次の7点に整理されます。
エクセルはMicrosoft Officeの一部として、ビジネスで広く使われています。多くの企業や組織がエクセルを標準ツールとして採用。データの共有や共同作業がしやすいです。
エクセルはコストパフォーマンスに優れたツールです。専用のリソース管理ソフトウェアを購入するよりも安価。既存のOfficeライセンスの一部として利用できます。
エクセルは直感的なインターフェースを持っています。多くの人が基本的な操作を学びやすいです。セルにデータを入力し、簡単な計算やフィルタリングができるため、初心者でも使いやすいです。
エクセルは非常に柔軟なツールです。さまざまな種類のデータを管理することができます。リソースのスケジュール、予算、タスクの進捗状況など、さまざまなデータを一つのシートで扱うことができます。
ユーザーは自分のニーズに合わせてシートをカスタマイズできます。条件付き書式やピボットテーブル、グラフなどの機能を使って、データを視覚化したり、分析したりすることが容易です。
エクセルは多くの他のソフトウェアやシステムと互換性があります。例えば、他のデータベースやプロジェクト管理ツールからエクスポートしたデータをエクセルにインポートして管理することができます。
エクセルには強力なデータ分析機能が備わっています。大量のデータを効率的に処理できます。数式や関数、マクロを使って複雑な計算や自動化を行うことが可能です。
エクセルやスプレッドシートは誰でも利用できます。無料という感覚で利用できます。加えて、要望にあわせて自由にカスタマイズできる使い勝手の良さや融通性といったメリットがあります。
エクセルでの要員計画表はこちらの記事からダウンロードできます
アサイン管理ツールCo-Assignを導入いただいた企業様の多くが、以前はエクセルやスプレッドシートでアサイン管理を行っていました。多くの企業でエクセルやスプレッドシートでの運用には以下のような課題を感じていました。
エクセルやスプレッドシートには、使い勝手の良さや融通性といったメリットがあります。しかし、フォーマットの維持や運用ルールの徹底など。気にかけておかなければならないポイントが多数あります。
安定して業務遂行するという観点では、用途に特化したツールのほうが利便性が高いです。そして、運用の手間も削減することができます。
エクセルでのリソース管理をやめたらどうなった？についてはこちらの記事を確認ください。
エクセルやスプレッドシートとアサイン管理ツールを比較してみました。アサイン管理ツールを活用したほうがアサイン業務を効率的に行うことができます。
| 項目 | アサイン管理ツール | エクセルでのアサイン管理 |
|---|---|---|
| 操作性 | 専用設計されたUI/UXで操作が簡単。ドラッグ＆ドロップやフィルタ機能が充実している。 | 操作は自由度が高いが、複雑な管理には手動の設定が必要で手間がかかる。 |
| データの一元管理 | クラウドベースでデータをリアルタイムで共有可能。複数ユーザーが同時に編集可能。 | ローカルファイルとして保存されることが多く、共有や共同編集には手間がかかる（例：メール添付やクラウド保存）。 |
| 更新の効率性 | 自動でデータが反映・更新される仕組みがあるため、手動更新の必要が少ない。 | 更新は手動で行う必要があり、複数人での編集時に整合性が崩れるリスクがある。 |
| 機能性 | プロジェクト管理、アラート機能、進捗レポート生成など、高度な機能を搭載。 | 計算式やマクロを設定することで一定の機能拡張は可能だが、専門知識が必要。 |
| 視覚的表現 | ガントチャート、カレンダー表示などの視覚化ツールが豊富でわかりやすい。 | グラフや条件付き書式で視覚化可能だが、作成に時間がかかる場合がある。 |
| コスト | 月額または年間の使用料が発生する（無料プランがある場合も）。 | ソフトウェアのライセンス費用以外は基本的に無料。 |
| スケーラビリティ | 大規模なチームやプロジェクトにも対応可能で、データ量が増えてもパフォーマンスが安定している。 | データ量が増えるとファイルが重くなり、動作が遅くなることがある。 |
| カスタマイズ性 | 一部のツールではカスタマイズ可能だが、プラットフォームによって制約がある場合も。 | 自由度が高く、ユーザーのスキル次第で柔軟にカスタマイズ可能。 |
| 導入の難易度 | 専門的な設定が必要な場合があるが、導入後はサポートが充実しているケースが多い。 | 新たなツールを導入せずに使い始められるが、複雑な運用を実現するにはスキルが必要。 |
| セキュリティ | 権限設定やデータ暗号化機能が充実しており、高度なセキュリティを提供。 | ファイル単位でのパスワード設定や共有時の制限が必要で、セキュリティ管理に注意が必要。 |
特に以下に点においては両者で大きな違いがあります。アサイン管理ツールのほうが効果が高いです。
特にプロジェクトの数やメンバーが増えてきた場合、アサイン情報の集約とアサイン会議用の資料作成に多くの時間を割くことになります。Co-Assignのユーザー企業である株式会社シーネット様の事例を紹介します。
クラウド型在庫管理システムの開発・販売を行うシーネット様では、要員調整・アサイン管理ツール「Co-Assign（コーアサイン）」を導入し、アサイン管理業務の効率化に取り組んでいます。
Co-Assign導入前は、アサイン会議用の資料作成のために、20数名のプロジェクトマネージャーからアサイン状況を管理しているエクセルを収集し、情報を集約した資料を作成するという作業をしていました。
プロジェクトマネージャー各人で管理しているエクセルはフォーマットが決まっているにもかかわらず、数式を上書きしてしまったり、コメントを追加したりされるため、毎回ファイルを開いて内容を確認するという手間が発生していました。
Co-Assignを導入したことでアサイン会議用の資料作成の手間が大幅に削減されたことは大きな効果とのことです。
導入効果
Co-Assignは、プロジェクトへの要員の割り当てと管理を効率化するためのアサイン管理ツール（クラウドサービス）です。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーが、チームメンバーを効果的にプロジェクトに割り当てることで、リソースの最適化を実現します。
Co-Assign資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。
PM・エンジニアを100名以上抱え、創業以来、300を超えるスマートフォンアプリの受託開発を行ってきた株式会社アイリッジのアサイン管理課題から生まれたサービス「Co-Assign（コーアサイン）」。
プロジェクト型ビジネス展開をしているシステム開発・web制作・コンサルティング事業や、自社サービスのシステム開発や製造業、建築業んど、業種業界を問わず多くの企業の事業拡大を支援するツールです。
プロジェクト、稼働状況、スキル情報が営業、PM、開発エンジニアの各チームでそれぞれのエクセルで管理され、更新頻度もバラバラな情報をアサイン担当者はアサイン会議用の資料作成のため、毎回四苦八苦して情報収集と集約をしていました。
最新の情報が共有されないため、アサイン調整会議は長くなり、アサインが確定しないことで営業、PM、開発エンジニアの各チームの不満が蓄積。アサイン担当者も孤立無援状態となってしましました。
このような状態を解決するために私はアサイン管理に特化したアサイン管理ツールCo-Assignを開発しました。
なぜ、私たちはアサイン管理ツールCo-Assignを開発したのかについてはこちらの記事を確認ください。
Co-Assign資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。
Co-Assign（コーアサイン）は使いやすいインターフェースを提供。プロジェクトの作成、割り当て、稼働割合や期限の設定などが直感的に行えます。
Co-Assignが提供する機能は次の3点。
メンバーのアサイン状況を一元管理。アサイン情報の可視化と情報共有によるアサイン業務の見える化を実現します。
いつでも、誰でも、すぐに現状把握が可能。アサインに関する営業、PM、開発エンジニアのコミュニケーションが前向きになります。
社内リソースの可視化ができればアサイン会議は効率化できます。
会議資料作成などの事前準備の工数を大幅に削減。アサイン会議においては現状把握や確認に時間をとられることがなくなります。
アサイン検討に時間をかけることができ、ダラダラとなりがちなアサイン会議を短く、効果的な会議にすることが可能になります。
Co-Assign（コーアサイン）はチームメンバーのスケジュールや稼働の負荷を可視化。リソースのバランスを保ちながらプロジェクトへのアサイン計画ができます。
役割、スキルとアサイン状況（計画稼働率）をもとにしたプロジェクトへのアサイン。それに加え、先々の案件への役割やスキルでの仮アサイン。緊急時の要員追加なども可能です。
プロジェクトへのアサインが完了すると、プロジェクトの計画原価を自動計算。実績データを入力することでプロジェクトの収支を確認。メンバー単位で稼働計画と実績の振り返りが可能。
メンバーが参画したプロジェクトは経験データとして蓄積されます。キャリアプランや教育、採用などの検討データとして活用することも可能。
Co-Assign資料請求はこちらの「問い合わせフォームを開く」からお願いします。
BacklogやRedmineなどのプロジェクト管理ツールとアサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）との違い。それは管理する情報の範囲と対象になります。プロジェクト管理ツールは受注済みプロジェクトの進捗、実績、課題などを管理し、プロジェクトの可視化を実現します。
アサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）は、提案中、受注予定、受注済みの各段階における要員のアサイン状況と実績を一元管理。アサイン状況の可視化に加え、受注予定案件の要員（リソース）の最適化を実現します。
| 内容 | プロジェクト管理 | アサイン管理 |
|---|---|---|
| 目的 | タスクの進捗を可視化し、期限や優先順位に基づいて効率的に遂行する | チームメンバーの能力やスキルに基づいて最適な人員配置を行う |
| 定義 | タスクの進行状況を追跡し、計画し、プロジェクトを完了させるプロセス | 特定のプロジェクトやタスクに対して適切な人員を割り当てるプロセス |
| 機能 | タスク作成、割り当て、進行状況の更新、期限設定、優先順位設定 | リソースの可視化、スキルマッチング、人員配置と再調整 |
| 管理ツール | Asana、Trello、Jira | Co-Assign、チムスピ工数、fapi、Time Krei |
アサイン管理とタスク管理の違いについてはこちらの記事を確認ください。
アサイン管理ツールCo-Assign（コーアサイン）はリリース以来、累計250社を超えるユーザー企業にご利用いただいております。システム開発やWEBデザイン、コンサルティング企業など業界問わず、エクセルやスプレッドシートでの人任せのアサイン管理に限界を感じた企業様にご活用いただいております。
Co-Assignを導入頂いた企業からは、アサインの状況が一元管理されたことで、
といった声を頂いております。
トランス・コスモスアナリティクス様の事例はこちらの記事を確認ください。
Co-Assign導入実績についてはこちらの導入企業インタビューを参照ください。
エクセルやスプレッドシートでの管理表は手軽に使えるメリットがある反面、安定して継続的に運用することやデータの増加に対してはデメリットも多いです。
アサイン管理にお悩みの方。Excelやスプレッドシートでのアサイン管理をやめたい方まずはCo-Assign（コーアサイン）の1か月無料トライアルでアサイン状況の可視化と情報共有によるアサイン業務の見える化を体験してみてください。
私たち、株式会社アイリッジは、リソース管理・アサイン管理業務を効率化する人材最適化プラットフォーム Co-Assign（コーアサイン）を提供しています。
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